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Büro auf Zeit, Coworking Space und Bürogemeinschaft als temporäre Bürofläche



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Wie funktioniert die Miete eines Büros auf Zeit?


Das Büro auf Zeit ist eine flexible Arbeitsplatzlösung. Anstatt sich mit einem herkömmlichen Miet- oder gar Kaufvertrag langfristig an eine Immobilie und einen Standort zu binden, ermöglicht dieses Konzept, Büroräume für einen bestimmten Zeitraum anzumieten. Je nach individuellem Bedarf kann die gewünschte Anzahl an Räumlichkeiten nur für Stunden, für einzelne Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre gebucht werden.

Das moderne Bürokonzept, das in der Business-Welt zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist vor allem in Großstädten vertreten. Im Stadtzentrum, auf Messegeländen oder in Flughafennähe sind Büros auf Zeit in sogenannten Business oder Office Centern verfügbar. Die großen Gebäudekomplexe, die die flexible Arbeitswelt beheimaten, werden von einem spezialisierten Büroservice ausgestattet und unterhalten.

Vor der Entscheidung für ein bestimmtes Büro sollte das zugehörige Business Center gründlich geprüft werden - das eigene Geschäft soll schließlich profitieren und nicht leiden. Entscheidende Qualitätsmerkmale sind:

  • Standort, Ausstattung und Zustand der Immobilie, sowie
  • Qualität und Angebot von Service, Produkten und Personal vor Ort.
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Wann lohnt sich das Büro auf Zeit?


Besonders kleinere Unternehmen, junge Selbstständige und Start-Ups profitieren von der Möglichkeit, Büros auf Zeit zu mieten, denn:

  1. Mit den zeit- und flächenflexiblen Mietverträgen müssen kleine Firmen kein Risiko eingehen. Ungebunden an einen herkömmlichen Mietvertrag können Jungunternehmer ohne regelmäßige monetäre Verpflichtungen durchstarten.
  2. Start-Ups, die noch keine großen Gewinne erzielen, können sich mit den Büros auf Zeit teure Erstinvestitionen sparen. Die Räumlichkeiten sind möbliert und verfügen über die notwendige technische Grundausstattung, sodass es nach dem Bezug sofort losgehen kann.

Ein Büro auf Zeit rechnet sich außerdem, wenn nicht mehr als 20 Arbeitsplätze benötigt werden. Der Preisvorteil gegenüber einer klassischen Büroraumvermietung variiert je nach Anzahl der gebuchten Plätze zwischen 24 und 200 Prozent, wobei es immer günstiger wird, je weniger Büros angemietet werden.

Aber auch etablierte Unternehmer können von der Miete eines Büros auf Zeit profitieren. Wenn beispielsweise viele Geschäftsreisen anstehen, kann die Unterhaltung eines festen Büroplatzes schnell unökonomisch werden.

Während Messen oder ausgelagerter und zeitlich begrenzter Projekte ermöglichen die meist kurzfristig verfügbaren Räumlichkeiten effektives Arbeiten und erlauben außerdem anspruchsvollen Kundenbesuch.

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Welche Vor- und Nachteile bietet das Bürokonzept?


Um sicherzugehen, dass das Büro auf Zeit zur eigenen Unternehmensstruktur passt, gilt es im Vorhinein die Vor- und Nachteile dieser Form der Miete gegeneinander abzuwägen.


Vorteile Nachteile
  • Das meist provisionsfreie Büro auf Zeit ist kostengünstiger als die klassische Büroraumvermietung und die flexiblen Mietverträge halten gleichzeitig das Fixkostenrisiko gering. Die vorhandene Grundausstattung bedeutet eine zusätzliche Ersparnis der Erstinvestitionen.
  • Da auch andere Mieter die Räumlichkeiten nutzen, kann stets ein gewisser Geräuschpegel, der konzentriertes Arbeiten erschwert, herrschen.
  • Zusätzliche Dienstleistungen, beispielsweise ein Sekretariatsservice, lassen sich unkompliziert hinzubuchen. So können Personalkosten gering gehalten werden.
  • Bei einer flexiblen Adresse kann es notwendig werden, eine feste für den Postverkehr mit Kunden einzurichten.
  • Das Büro auf Zeit bietet dank höchster Flexibilität eine volle Kostenkontrolle: Der Vertrag kann verlängert werden, Büros und Dienstleistungen können ganz nach individuellem Bedarf kurzfristig hinzugebucht oder gestrichen werden.
  • Mieter haben für gewöhnlich kein Mitspracherecht bei der Büroeinrichtung.
  • Business Center befinden sich in Toplagen und ermöglichen gewinnbringendes Networking mit anderen Mietern.
  • Jeder Mieter ist verpflichtet, die Nutzungsrechte und Hausordnung des Anbieters einzuhalten.


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Welche Alternativen gibt es zu dem Büro auf Zeit?


1. Alternativ zum Büro auf Zeit kann auch die moderne und kostengünstige Methode des Coworking - „zusammen arbeiten“ - sinnvoll sein. In diesem Fall wird kein ganzes Büro, sondern ein Arbeitsplatz in einer großen, technisch ausgestatteten Räumlichkeit für einen bestimmten Zeitraum angemietet. Besonders Freiberufler und Kreativschaffende profitieren von dem Austausch mit anderen Nutzern des Coworking Space.

 

2. Eine weitere Alternative bietet die Bürogemeinschaft, unter der man den Zusammenschluss Selbstständiger in einer Räumlichkeit versteht. Dabei bleiben die einzelnen Berufsträger eigenständig und profitieren von der gemeinsamen Nutzung der Arbeitsmittel und gegebenenfalls des Personals. Besonders bei Freiberuflern, beispielsweise Rechtsanwälten, ist diese Form der Miete beliebt.

 

3. Die Arbeit im Homeoffice wiederum spart naturgemäß Zeit und Geld. Der Arbeitsweg entfällt und die technischen Grundvoraussetzungen sind meist gegeben. Allerdings ist ein hohes Maß an Disziplin erforderlich und auch der Kundenempfang gestaltet sich zu Hause meist schwierig. Eine repräsentative Geschäftsadresse ist in diesem Fall besonders sinnvoll. Bei Kundenbesuch ist die spontane Miete von Konferenz- und Seminarräumen in Business Centern eine nützliche Option.


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Was gehört bei einem Büro auf Zeit zum Service?


Die Miete eines Büros auf Zeit in einem Business Center beinhaltet einen Büroservice, der sich um Ausstattung und Betrieb des Gebäudekomplexes kümmert. Die Büroräumlichkeiten sind möbliert und verfügen über eine komplette IT-Infrastruktur. Internet- und Telefonanschluss sind also vorhanden; meist gehören auch Computer zur Grundausstattung.

Weitere Service- und Dienstleistungen müssen bei den meisten Business Centern separat hinzugebucht werden. Je nach individuellem Bedarf stellt der Büroservice dann auch Personal für das Office Management bereit. So können Dienste wie ein Sekretariatsservice, der Telefon- und Postannahme verwaltet, Übersetzer, oder Bewirtungsmöglichkeiten zusätzlich zum Büro auf Zeit hinzugebucht werden.

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